2020年9月28日

現場の困りごとは携帯電話で解決できる!事例で見るWeb電話帳活用術

仕事で使用するスマホや携帯電話の電話、メール、メッセージ機能などを、1つの電話帳アプリに集約できるウェブ電話帳「ProgOffice Enterprise」というサービスあります。このサービスを利用することで、企業は端末の紛失による情報漏えいを防いだり、従業員の働き方改革に貢献するなどの効果が期待できます。

1. ProgOffice Enterpriseは地方銀行の業務をどのように変えたのか?

最初は、地方銀行のケースです。

同行ではもともと、業務においてフィーチャーフォンを使用していましたが、営業部門からは、訪問先で市況を確認しながら金融商品を提案したり、顧客と情報を共有するために、「スマホを利用したい」という声が多く寄せられるようになりました。

このリクエストを受けた同行では、スマホの導入によって、社内でも業務効率化が図れると考えました。離席中もスマホで本人が直接対応できれば、1対1で迅速に業務が進むため、たとえば代わりに電話を受けた同僚がメモを残しておく、といった作業も必要なくなります。

ちょうど同行では中期経営計画に合わせて、行内の業務を再構築するBPR(Business Process Reengineering)の取り組みが開始されたこともあり、このBPRに合わせ、約2900台のスマホを導入。7割近くの行員が、業務にスマホを使用するようになりました。

ここで電話帳として採用されたのが、ProgOffice Enterpriseです。導入の決め手となったのはセキュリティの高さでした。ProgOffice Enterpriseでは、会話履歴やメッセージはクラウドに保存されるため、端末には電話帳の連絡先はもちろん、ショートメールや電話の発着信履歴などのデータが一切残りません。

2. 金融業界独特の高いコンプライアンス基準もクリア

導入に際しては、もう一つの決め手がありました。それが、ショートメールの発着信履歴とメッセージ内容を保存できることです。

フィーチャーフォンを使用していた当時は、ショートメールのメッセージ内容を監視できないため、使用が禁止されていました。そのため、顧客からショートメールで連絡が入っても、行員は返信ができませんでした。しかしProgOffice Enterpriseであれば、受信/送信メッセージがクラウドに保存されるため、業務としてメッセージが“監視”できるようなります。同行ではProgOffice Enterpriseに、ショートメールの使用を許可しています。

ProgOffice Enterpriseを導入したことで、連絡先の管理もしやすくなりました。同行では、フィーチャーフォンで連絡できる顧客は、営業店の上席者が承認した相手に限るという社内ルールがあったため、従来は専用の顧客リストを作成して運用していました。しかしProgOffice Enterpriseを用いて、お客様の電話番号が登録された「社外(共有)電話帳」を営業店の上席者が一元的に管理することにより、同等の運用を実現することが出来ました。

同行ではスマホとProgOffice Enterpriseの組み合わせによってBPRが一気に加速したといいます。今後はスマホ・Wi-Fi・ノートパソコンを組み合わせ、いつでも、どこでも仕事が行える環境の構築に取り組むとしています。

3. ProgOfficeを使えば、フィーチャーフォンも便利になる

続いて、計量機メーカーのケースを見てみましょう。

計量器の製造・販売に加え、ガソリンスタンド設備の開発や土壌汚染の調査・分析なども行う同社は2018年に、業務で使用する携帯電話の機種変更を全社的に実施。バッテリー持続時間や使い方を考慮して、あえてフィーチャーフォンを採用し、セキュリティ対策と電話帳管理のために、ProgOffice Enterpriseを併せて導入しました。

携帯電話は同社の業務において、非常に重要なツールです。ガソリン計量器をはじめとするインフラの保守を行っているため、トラブルがあればサポートスタッフが現場に急行し、コールセンターや工場などの拠点と携帯電話で連絡を取り合いながら解決に臨みます。

同社ではProgOffice Enterpriseの導入以前から、ドコモのオフィスリンクを利用し、外出先からも内線通話ができる体制を整えていました。しかし実際には、数十箇所ある拠点ごとに、異なるプレフィックス番号(電話番号のアタマに付与する番号)を用いなければならないため、外線発信をしてしまう従業員が多かったといいます。

さらに、電話帳の管理も個人に依存していたため、人事異動などの際の更新がなされず、古くなったままの電話帳を使い続ける社員も多かったといいます。

ProgOffice Enterpriseは、これらの問題を解決されるために採用されました。

4. 特に研修しなくても使いこなせる

ProgOffice Enterpriseによって、携帯電話で使用する社内電話帳は、主管部署が一元管理することになり、更新などの対応のばらつきを防ぎ、常に最新の電話帳が使えるようになりました。加えて、外線番号をプレフィックス番号のついた内線番号に自動変換できるようになり、これまでのように社員が外線で拠点に発信することが少なくなったといいます。

導入に際して、同社では研修会などは行わず、社内のポータルサイトにマニュアルを上げるだけでした。しかし、それでも社員は対応できるようになったといいます。ProgOffice Enterpriseはフィーチャーフォンでも利用しやすいインタフェースであることの裏付けといえるでしょう。

同社では現在、ProgOffice Enterpriseの「社外(共有)電話帳」を、拠点ごとのグループでそれぞれが管理しています。グループ内で顧客の連絡先が共有できるため、複数の営業担当者で顧客のサポートが行えるようになりました。今後はスマホの活用も検討しており、その際はProgOffice Enterpriseのスケジュールやプレゼンス機能も活用したいとのことです。

フィーチャーフォンでの利用イメージ

ProgOffice Enterpriseは、日本のビジネスシーンにおけるコミュニケーションの問題をクリアし、現場をより良いものに変えていく力を持ったサービスです。「社内のコンプライアンスを守るために、スマホの使用が制限されてしまっている」「フィーチャーフォンを業務でもっと活用したい」など、業務用の携帯電話に何か不満があった場合は、機種を変えるのではなく、ProgOffice Enterpriseを導入する方が、早く解決につながるかもしれません。

 

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