2020年1月31日

「タブレット×クラウド」で営業負担を軽くする

LTEタブレットは、営業担当の方の機動力と情報活用力を高めるうえで有効なICT端末です。今回は、そうしたLTEタブレットの真価を引き出し、営業業務の効率化や負荷軽減を実現するクラウド型の便利ツールを、事例を交えながらご紹介します。

1.  タブレットの利便性を再確認

タブレットは、営業担当の方にさまざまな用途で活用されています。

その理由は、スマートフォンよりも画面が広い分、一目でより多くの情報を見ることができ、細かい操作もしやすいためです。また、細かい情報でも見やすいうえに、ソフトウェアキーボードによる情報の入力や操作も可能ですので、スマートフォンでは困難な資料の編集・加工も比較的かんたんに行えます。

とは言え、ノートパソコンも同じような特徴を持ちます。しかし、ハードウェアキーボードの一体化されていないタブレットは、ノートパソコンよりも軽量かつコンパクトで、持ち運びも容易です。これは、外回りの多い営業担当者の機動性を上げる利点の一つとなります。

2.  営業シーンで発揮する、タブレットのメリット

営業シーンで、タブレットがどのようなメリットを発揮するか、より具体的にご紹介いたします。

メリット1:プレゼン資料や商材カタログの提示

画面が大きく高精細のタブレットは、プレゼン資料や商材カタログを顧客に見せるのに最適です。特に、「お客さまと一つの画面を一緒に見ながら会話や操作ができる」「お客さまに手渡して操作していただく」というのは、スマートフォンでもパソコンでも難しく、タブレットならではの特長と言えます。

また、資料をデータ化することで分厚い営業資料を持ち運ぶ必要がなくなり、営業担当の負担を減らすことにもなります。

メリット2:出先での資料の編集・加工

タブレットでは、多少複雑なスプレッドシートや帳票、プレゼン資料の編集・加工も可能です。そのため、外出先で顧客との商談前に資料を手直ししたり、商談中に顧客の要望を反映したりといった使い方もできます。1台のデバイスで顧客へのプレゼンから資料の編集までこなせるのは、タブレットの魅力の一つです。

メリット3:会議のペーパレス化、効率化

タブレットは、データ化された資料の共有や閲覧が容易なため、会議のペーパレス化を推進することができます。また、スタイラスペンによる手書き入力で資料に直接メモを残すことも可能です。これは、パソコンにはないメリットと言えます。

もちろん、スマートフォンのようにカメラ機能も搭載されていますので、ホワイトボードの内容を撮影し、後から参考にしたり、関係者と共有することもかんたんでスピーディーになります。

メリット4:業務システムとタブレットの連携で納期回答もスピーディーに

顧客との商談中に、商品の納期に関する要望や質問を受ける場合があります。そのようなときに備えて、会社の販売管理・在庫管理システムとタブレットを連携させておけば、要望を受けた商品の在庫情報をすぐに取り出し、即座に納期回答を行うことが可能です。

メリット5:情報セキュリティが強固で社外利用もあんしん

タブレットの情報セキュリティは強固で、その点でも社外利用の多い営業用途に適しています。たとえば、タブレットは、指紋認証や顔認証などの生体認証の機能がサポートされている機種が多くあります。この認証は、パスワード入力による認証よりも強固であるうえに、認証の作業もスピーディーになるという利点があります。パソコンでは、この機能を備えた機種は少ないため、セキュリティ面では、スマートフォンやタブレットにメリットがあると言えそうです。

また、万が一、社用のタブレットを紛失したり、盗難されたりした場合でも、モバイルデバイス管理(MDM)のサービスを使っていれば、紛失場所の追跡やリモートからの通信の停止、画面のロックといった対策を講じて、機密情報の漏えいを防ぐことが可能になります。

メリット6:SIM対応端末ならWi-Fi環境がなくてもネット接続可能

LTEなどモバイル通信が可能なタブレット(LTEタブレット)の場合、モバイル通信が可能な場所であれば、Wi-Fi環境がなくてもメールやWeb、社内システムにアクセスできます。携帯型のWi-Fiルータを持ち運ぶ必要もありません。

このように、スマートフォンやノートパソコンなど各モバイルデバイスのメリットを合わせ持つタブレットは、社外での移動やお客さまへのプレゼンが多い外回りの営業担当にとって、抜群のメリットを発揮します。また、ノートパソコンに比べて、比較的重量が軽く利用場所を選ばないため、細切れの時間を活用するには最適と言えるでしょう。もちろん、それに合わせて強固なセキュリティを担保しやすい点も、外出先での利用の多い営業担当に選ばれる要因の一つとなっています。

3.  タブレットの真価を引き出すクラウドツール

上述したようなタブレットのメリットは、さまざまなクラウドサービスとの連携によってさらに引き出すことができます。以下では、タブレットによる営業の効率化に有効なクラウドサービスを、事例とあわせてご紹介します。

便利ツール1:クラウドグループウェア

ある印刷事業を展開されているお客さまは、クラウド型のグループウェア(以下、グループウェア)「G Suite」とタブレットを顧客対応の迅速化に役立てています。このお客さまは、業務に必要なデータをGoogleドライブに保管し、外出先での資料の閲覧・送付・修正を可能にしています(図1/*1)。

図1:G Suite×タブレット事例のシステムイメージ

*1 参考事例:東海電子印刷さま

このように、グループウェアを使うことで、部門横断での情報共有やコミュニケーションが効率化され、営業担当の方は、外出先でも社内にいるのと同じような感覚で顧客の要望にこたえられるようになります。結果として、顧客対応のスピードを向上させられるほか、外回りの営業活動を終えてから会社に戻り、顧客の要望にこたえるための作業を行う必要もなくなります。特に、見積書や提案書を顧客に見せる機会の多い営業担当にとって、タブレット×グループウェアは非常に便利な組み合わせです。

便利ツール2:リモートデスクトップ

一方で、タブレットから、社内システムへのアクセスをセキュアかつ手軽に行うためのクラウドサービスもあります。代表的なもののひとつが、クラウド型のリモートデスクトップサービス「Splashtop Business Lite」です。これは、オフィスにあるパソコンをタブレットから遠隔操作して、パソコン上のファイルを参照・編集・加工するためのツールです。このツールを使うことで、タブレットに営業資料を入れて持ち運ばずとも、いつでも、どこからでもオフィスの自席のパソコンにタブレットからアクセスし、営業資料を開き、顧客先でプレゼンが行えるようになります。同様に、自席のパソコンにある見積書をタブレットから編集・加工してメールで送信するのもかんたんです。このようにして、顧客対応のスピードを増すことができます。しかも、リモートデスクトップサービスでは、タブレット側にデータが残らないので、タブレットから重要な営業情報が漏えいしてしまうリスクもほとんどなくなります。さらに、Splashtop Business Liteでは、暗号化によってタブレットとパソコン間の通信内容が保護されるほか、万が一の不正アクセスを防ぐために2段階認証もサポートされています。

ある不動産事業を手がけるお客さまは、こうしたリモートデスクトップ×タブレットの組み合わせによってリモートワークの環境を整え、顧客との商談の円滑化と受注率アップを実現されています(図2)。場合によっては、施工現場など野外で書類を見る機会もあるため、タブレットのメリットを存分に享受されています(*2)。

図2:Splashtop Business Lite×タブレット事例のシステムイメージ

*2 参考事例:久光大分さま

便利ツール3:経費精算クラウド

営業担当の方にとって意外と手間のかかる経費精算処理を効率化する「マネーフォワードクラウド経費」と呼ばれるツールもあります。

営業業務と同じように外出の多いある訪問看護の事業者さまでは、マネーフォワードクラウド経費を訪問看護スタッフの方の労務負担軽減に役立てています。このサービスの導入により、訪問看護スタッフの方は、タブレットで手早く経費精算申請が行えるようになったほか、経費精算処理のために訪問先から訪問看護ステーションに戻る必要がなくなったといいます。また、OCR機能で紙の領収書を読み取りデータ化できるため、カメラ機能の使いやすいタブレットのメリットを十分発揮することができます(*3)。

*3 参考事例:あすかさま

便利ツール4:モバイル管理

ある生命保険会社さまでは、もともとパソコンをベースとした端末を支給していましたが、持ち歩くには重すぎるため、営業所に置きっぱなしにしてしまうことがよくありました。そこで、活用頻度を上げるためタブレットに切り替えを実施。端末は約半分の重量になり、かなり持ち出しやすくなったといいます。持ち出しの機会が増えることで重要になるのが、紛失・盗難への対策です。この生命保険会社さまでは、ドコモのモバイル管理サービスを導入しました。仮に紛失・盗難にあったとしても、すぐにタブレットの通信を止めることができるため、情報漏えいを防止できます(*4)。

これらの事例のように、グループウェアやリモートデスクトップを利用すれば、社外にいても社内と同じような業務を行うことが可能です。

比較的大きな画面で操作や編集ができるタブレットは、まさにスマートフォンとノートパソコンの良いとこ取りであり、営業担当者の需要を満たすデバイスと言えます。ドコモではタブレット本体とネットワーク、クラウドサービスのすべてを取り扱っておりますので、お気軽にご相談ください。お客さまの状況やニーズに合わせてご提案いたします。

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