2020年9月28日

便利な業務用スマホをより便利に!Web電話帳の可能性

スマホには、電話番号やメールアドレスなどを登録しておく「電話帳アプリ」というものが存在します。この電話帳アプリを、“コミュニケーションの中心”として捉え、各種コミュニケーションツールを集積、発信するアプリに作り変えたサービスが存在します。それが、ドコモのウェブ電話帳「ProgOffice Enterprise」です。

1. スマホは多機能、だからこそ集約した方が便利では?

ビジネスシーンではいま、スマホなどモバイル端末の普及によって、社内にいる時と外出時でこなせる作業の差が縮まっています。たとえ社外にいたとしても、スマホがあれば、電話による通話はもちろん、SMSをはじめとするメッセージツールやテキストチャット、ビデオ通話など、さまざまなコミュニケーションが可能になります。

しかし裏を返せば、ユーザー側はさまざまなコミュニケーションツールを使いこなすことが求められます。電話であれば電話アプリを、メールであればメールアプリ、メッセージアプリであればメッセージアプリのアイコンを、スマホ画面をスライドして探し出し、さらに各アプリの中から、連絡する相手の登録情報を探し出してタップする必要があります。

それならば、電話帳アプリにあらかじめ相手の情報を登録しておき、そこから各アプリへ移行できるようにした方が便利なのではないか? こうした発想から生まれたのが、ドコモが提供するウェブ電話帳「ProgOffice Enterprise」です。

2. データはクラウドで管理、だから安全・便利

ProgOffice Enterpriseは、スマホなどモバイル端末の電話帳と、会社の代表番号や内線番号などをまとめた電話帳を、クラウドで一括して管理するサービスです。

従来、電話帳のデータは個々のモバイル端末で管理していましたが、全端末のデータをクラウドでまとめて管理すれば、たとえば電話番号やメールアドレスが変わった場合でも、元となるデータを変更すれば、各端末で表示される情報も変更されます。1つ1つの端末の情報を変更する必要がないため、管理の稼働やコストが削減できます。

ProgOffice Enterpriseでは電話帳だけでなく、通話履歴やメッセージの内容もクラウドで管理するため、モバイル端末には残りません。端末が故障したり、紛失・盗難に遭ったとしても、そもそも端末にデータが残らないため、情報が外部に漏れる心配がありません。機種を変更する際も、クラウドのデータを利用すれば、以前の機種と同様に使用できます。

加えて、ドコモが企業向け内線ソリューションとして提供している「オフィスリンク」サービスと連携できる点も、特徴の一つです。オフィスリンクは、ドコモの携帯電話を内線電話として登録できるサービスです。登録された携帯電話は外出先でもオフィスリンク網を経由して内線番号で呼び出せるため、通話コストが抑えられます。

ProgOffice Enterpriseとオフィスリンクを連携させれば、社内電話帳に表示する電話番号をオフィスリンクの内線番号に統一したり、発信先がオフィスリンク契約を持つ携帯電話の場合には自動的にオフィスリンク内線番号に変換して発信します。これによりオフィスリンク導入効果を高めることできます。さらに、社外に電話する場合には携帯電話番号で発信するのか、あるいはプリフィックス(電話番号のアタマに付ける番号)をつけて会社の固定電話番号で発信するのかを簡単に選択することができるので、電話をかける相手に応じて発信元電話番号の使いわけができます。

ProgOfficeとオフィスリンクの連携

 

3. メールやスケジュール、メッセージ機能も電話帳に集約できる

ProgOffice Enterpriseは、多様な要望に対処できるよう、「Flat for オフィスリンク」「Enterprise Lite」「Enterprise」という3種類のサービスをラインナップしています。

「ProgOffice Flat for オフィスリンク」は、ProgOffice Enterpriseの基本機能である電話帳と通話履歴に対応しています。オフィスリンクにウェブ電話帳を連携し、スマホによるコミュニケーションをよりスムーズにしたい企業向けの製品です。

「ProgOffice Enterprise Lite」では電話帳と通話履歴に加え、ユーザーの勤務状況や位置情報を社内に共有する「プレゼンス」、SMSをよりセキュアに利用する「セキュアSMS」機能を備えています。さらにオプションで、写真撮影した名刺データを電話帳に登録できる「名刺取込」機能、グループチャット機能も用意されます。

3つ目の「ProgOffice Enterprise」には、「ProgOffice Enterprise Lite」の機能に加え、Microsoft365、G Suiteなどの外部クラウドサービスとの連携機能が追加されており、「メール」、「スケジュール」などが連携できます。

メールでは、ドコモメール、Microsoft365およびG Suiteのメールとの連携が可能です。メールは端末に残らず、クラウドに保存されます。スケジュールは、Microsoft 365、G Suiteのカレンダーとの連携機能です。たとえばカレンダーで相手に予定が入っているのを確認した際は、電話ではなくメールでの連絡に切り替えたり、休暇を取っている場合は、そもそも連絡自体を避ける、といったことも可能です。相手と効率よくコミュニケーションを取るという観点では、業務効率の改善につながるといえるでしょう。

このほか、Microsoft 365やG Suite以外にも、Salesforceやsansanといった外部クラウドサービスとの連携にも対応しています。

多用なコミュニケーションが可能になった今の時代だからこそ、コミュニケーションツールを1つに集約できるProgOffice Enterpriseの価値は高いといえるでしょう。電話帳なのに、電話帳以上の機能を持ったProgOffice Enterpriseで、ビジネスシーンにおけるさまざまなコミュニケーションをスムーズにしてみてはいかがでしょうか。

以下のコラムでは、導入事例を交えながらWeb電話帳活用のポイントをご紹介いたします。

 

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