2020年2月21日

提供元に聞く「Microsoft Teams」こだわりのポイント

ビジネスチャットや会議、共同作業が行えるコラボレーションツール「Microsoft Teams」。提供元の日本マイクロソフトにこだわりの機能と活用法についてうかがいました。

1.  仮想の職場を実現するビジネスチャットツール

マイクロソフトの「Microsoft Teams(以下、Teams)」は2017年3月にリリースされたクラウド型のビジネスチャットソフトウェアです。マイクロソフトの統合型グループウェア「Office 365」を構成するツールでもあり、Office 365の法人向けプラン「Business Essentials」「Business Premium」などを利用している企業は追加費用なしで使えます。

Teamsには、Web会議や音声通話、チャット(画面1)、ファイル共有など、社内でのコラボレーション(共同作業)を効率化・活発化させるための多彩な機能が備えられています。

画面1:Microsoft Teamsのチャット画面例

Microsoft Teamsのチャット画面例

Teamsの提供元である日本マイクロソフト株式会社の吉田馨一さん(マーケティング&オペレーションズ部門 Microsoft 365ビジネス本部 製品マーケティング部 シニアプロダクトマーケティングマネージャー)は、Teamsのコンセプトについて次のように説明します。

「Teamsは共同作業の“ハブ”として機能するツールで、めざすところは職場のデジタル化です。Teamsを使うことで、共同で仕事にあたるメンバーは、それぞれの物理的な所在とは関係なく、いつでも、どこからでも、仕事に必要なツールや情報にアクセスしたり、チャットでほかのメンバーと対話をしたり、画像・動画を共有したり、文書を共同で作成・編集したり、ミーティング(Web会議)をしたり、それぞれの役割分担・作業進捗を互いに確認したりが可能になります(画面2)」。

画面2:Teamsにおけるグループメンバーの作業進捗確認の画面例

Teamsにおけるグループメンバーの作業進捗確認画面

吉田さんによれば、このTeamsを使った働き方は、グループのメンバーとフランクに対話しながら、共同作業をどんどん前に進めていくイメージであるといいます。
「Teamsのチャットを使った対話には、メールのやりとりのような堅苦しさはなく、電話や対面で話をするのと同じ感覚で、伝えたいことがスピーディー、かつ効率的に相手に伝えられ、ときには冗談もいいあえます。また、Teamsを使えば、情報の共有にも手間がかからず、メンバーの誰かが遠隔にいても、必要なタイミングで音声・ビデオを使ったミーティングが行えます。Teamsがあれば、一緒に仕事をするメンバーが、いつも近くにいるような感覚で仕事が進められるのです(吉田さん)」。

このような仮想のワークスペースは、働く人の世代を越えた共同作業を活性化させる効果もあると、吉田さんはいいます。
「若い世代の方にとって、身近なコミュニケーションツールは、チャットであってメールではありません。ところが、これまでのビジネス環境では、グループ内のコミュニケーションにもメールが使われるのが標準的で、若い働き手の多くが、そうした仕事の進め方に戸惑いを覚え、なかなか馴染むことがなかったといえます。それに対し、Teamsが形作る共同作業の場は、チャットの扱いに慣れた若い世代の方に馴染みやすい環境です。また、Teamsの操作はかんたんですから、上の世代の方もすぐに慣れて活用できるようになります。これによって、世代の壁を越えた共同作業を活性化させることが可能になります」。

こうした利点から、Teamsはすでに、中小から大手に至るまで、さまざまな企業に導入され、社内コミュニケーションのスピードアップや共同作業の生産性向上に役立てられているといいます。

2. ITの力で共同作業をもっと効率的に

先にも触れたとおり、Teamsは、Office 365を構成するツールです。Office 365が提供する表計算ソフトの「Excel」やワープロソフトの「Word」、プレゼンテーションツールの「PowerPoint」と密接に連携しており、これらのアプリケーションを使った文書の共同編集・共同作成を可能にしています。また、文書管理ツールの「SharePoint」やノートアプリの「OneNote」、データ分析ツールの「Power BI」、プロジェクト計画の立案・管理ツール「Planner」などのアプリケーションもかんたんに追加できます。

さらにTeamsの場合、Office 365以外のアプリケーションを追加して機能を拡張するのも容易で、追加できるアプリケーションにはボット(ソフトウェアロボット)も含まれています。

「ボットは面倒なグループ作業を自動化してくれるツール類で、一例としては、質問項目などを入力するだけで、簡易アンケートを自動で作成してくれるボットがあります。また、利用者が自らボットを作り、グループで共有することも可能です(吉田さん)」。

さらに、Teamsには自動翻訳の機能が備えられていて、さまざまな言語で書かれたチャットメッセージを日本語に翻訳することが可能です。「翻訳の精度は100%ではありませんが、文意は把握できます。グループ内のコミュニケーションは、メンバー間で“文脈”が共有されていますので、多少粗い翻訳であっても相手がいいたいことは理解でき、海外の同僚や仕事仲間との意思疎通がスムーズになります(吉田さん)」。

画面3:TeamsによるWeb会議のイメージ

TeamsによるWeb会議

従来、一緒に働くメンバーが常に近くにいて、対面でのミーティングや情報交換/共有がすぐに行えるのであれば、Teamsのようなコラボレーションツールを使うメリットは少ないと考えられてきました。ただし、上述したTeamsの機能を見ると、そうとばかりはいい切れないようです。たとえば、自動翻訳によって海外の方との意思疎通をスムーズにするというのは、ITツールを使わなければ難しいことでしょう。

「一緒に働くメンバーが、どこにいても、かんたんに対話ができて、共同作業が進められるというのは、Teamsの大きな利点です。ただし、それがTeamsのすべてではありません。Teamsを使うことで、仕事に必要な情報にすぐにアクセスして、活用できますし、意思疎通も円滑になります。グループが働く場所を、もっと便利で、高効率なものに進化させることができるのです(吉田さん)」。

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