2020年6月10日

疲弊する総務部門を助ける“クラウド型勤怠管理”とは

総務担当への負担が大きい勤怠管理。タイムカードやExcelなどで行うと、チェックや集計に多くの時間が割かれます。その解決手段の一つが、クラウド型の勤怠管理システムです。

1.  限界の中小企業総務、勤怠管理は誰が担う?

2020年4月から、資本金5000万円〜3億円以下、常時従業員数50人〜300人以下(業種によって条件が異なる)の中小企業にも、働き方改革関連法での「残業時間の罰則付き上限規制」(*1)が適用されます。

 少ない人数で業務を回している中小企業にとって、残業の上限規制は大きな問題です。そもそも、社員の労働時間を適正に管理しなければならない人事管理の仕事も総務部門が兼任し、担当者自体が残業を強いられているケースがあるからです。

 もともと「総務」という業務は非常に幅広く、企業によって担当する職務内容はさまざまです。「組織の業務遂行全般に関わるバックオフィス」を支えることが総務部門の主な仕事で、人手の少ない中小企業では、総務部門が人事管理を兼ねることは珍しくありません。
しかし、中小企業では社員数が限られるため、業務をシェアすることが難しく、大きな業務負荷を一人の担当者が抱え込んでしまうことがあります。

 忙しい総務担当者の大きな負担の一つが勤怠管理です。タイムカードやExcelを活用して勤怠管理を行っている企業は多いですが、その方法では打刻忘れや記入漏れが頻繁に発生します。それを自らの手で直したり集計したりしなければいけないので、その対応にかなりの時間を要してしまい、業務負荷が増大してしまいます。

 さらに、法改正のたびにExcelなどのフォーマットを自ら変えなければならず、外部環境の変化にも対応しなければなりません。「これ以上業務負荷が増えても対応しきれない」というのが現場の総務の本音なのではないでしょうか。企業は売上を上げれば回るものではありません。組織として動くには、社員が働きやすい環境を提供する必要があります。総務がパンクすれば、企業が組織体を保つことは難しくなるでしょう。

2.  クラウド勤怠管理「KING OF TIME」で働き方改革を実現

 そんな忙しい総務部門を抱えている企業こそ、導入を検討したいのがクラウド型勤怠管理システムです。タイムカードやExcelとは違い、場所や時間にとらわれずに打刻することもできるため、日々利用する社員の負担軽減はもちろん、集計や確認などの管理機能も備えているため、人事管理の業務工数も大幅に削減できます。クラウド型であれば、ソフトウェアやハードウェアの購入やシステム構築にかかるコストも抑えられます。

 例えば、「KING OF TIME」は、こうした特徴を備えたクラウド型の勤怠管理システムです。自席のPCからの打刻のほか、共有パソコンを使ったパスワード認証による打刻、スマートフォンを活用した位置情報を含めた打刻、ICカード、指紋認証など、業務特性に応じて社員の負荷を軽減する打刻方法が選択できます。

 「KING OF TIME」の導入は、管理側にも大きなメリットをもたらします。総管理者のほかに部署や拠点ごとに管理者権限を割り当てられるため、例えば、日々の勤怠管理は部門ごとに行い、月末の集計を総務部門の管理者が行うといった業務のシェアリングが可能です。こうした運用の工夫で、勤怠管理業務が総務部門に集中することがなくなります。

図1  KING OF TIMEの管理者権限機能

KING OF TIMEは、部署や拠点ごとに操作権限を持つ管理者を、役割に応じて自由に作成することができる

KING OF TIMEは、部署や拠点ごとに操作権限を持つ管理者を、役割に応じて自由に作成することができる

 「KING OF TIME」のようなクラウド型の勤怠管理システムを導入して、業務特性に合わせた勤怠管理を社内に構築できれば、営業など直行直帰が多い業務担当者であっても、無理なく自分の勤務状況を登録できます。運用体制も工夫することで、総務部門の負荷も軽減して非効率な残業が軽減できれば、本当の「働き方改革」につながるでしょう。

 下記では、実際に「KING OF TIME」をご利用いただいて、勤怠管理業務の効率化に成功したお客さまの事例を掲載しております。ぜひ、ご覧ください。

 

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