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2018年3月12日

クラウドによる情報共有で、新たな企業価値を創出

テクノクラートさま

プラントメンテナンス専門会社「テクノクラート株式会社」は、「ビジネスプラスOffice365」を活用し、情報共有の精度とスピードをアップ。新たな企業価値を創出している。

導入前の課題
  • 1 イレギュラーな対応によって、スケジュールが変わることが多いので、社員の予定をリアルタイムで把握したい。
  • 2 見積書や資料などのファイルを、社員同士が簡単に共有できる環境がほしい。
  • 3 これまではメールのみで見積書などのやりとりを行っていたため、どうしてもやりとりが煩雑になってしまい、最終的には現場の判断に頼らざるを得ないこともあった。
導入後の成果
  • 1 「Office365」のアプリケーションにより、工程管理表や日報などのスケジュールをリアルタイムで共有できるようになった。
  • 2 クラウド上でのファイルの一元管理が可能になったため、パソコンやスマートフォンなどから、いつでもどこでも情報共有できる。
  • 3 メールに添付してやりとりしていたファイルを、同じ使用感のまま共有でき、業務にかかわる人であれば誰でも編集・閲覧できる環境を構築。業務書類の共有を通じて、社内コミュニケーションも改善された。
1.  職場は全国各地の工場。課題は、コミュニケーション

兵庫県神戸市に本社を持つプラントメンテナンス会社「テクノクラート株式会社」。飲料関係を中心とした食品の専用産業機械やコンベアなどの搬送設備といった生産ラインのメンテナンスを得意としている。代表取締役社長の松岡孝文氏は次のように語る。「今のプラントは24時間稼働が主流になってきています。稼働率90%以上を維持しないと十分な利益率を確保できません。なにか故障が起こってから対応したのでは遅いのです」。そこで重要になってくるのが「予防保全」の考え方だ。繁忙期の前後に定期的なメンテナンスを行うことで、故障をなくし、高い稼働率を維持する。そうしたトレンドを背景に、同社のようなメンテナンス専業会社へのニーズは、年々高まっているという。

「一つのプラントには、複数メーカーの機器が入っています。個々のメーカーへサポートを依頼するよりも、すべてを一括でメンテナンスできる専門業者に依頼するほうが、効率がいい」。最近では、コストメリットなどの観点から、海外、特に中国や台湾などのアジア系メーカーの機器を導入したいというメーカーも増えてきている。その時課題になるのは、導入後、誰がメンテナンスをするのか、ということ。「われわれは海外のメーカーにも対応しますから、ここにもニーズがあります」。実際海外のメーカーから同社に「御社がメンテナンス業務を受けてくれれば買ってもいい、というお客さまが国内にいる」と、業務提携の相談を受けることがあるほどだ。

自社でプラントを持たず、依頼があった企業のプラントメンテナンスを請け負う。だから同社に勤務する社員の職場は、全国各地のお客さま企業の工場ということになる。「ほとんどの社員は現場に直行します。現場は全国各地にありますから、車に作業道具を積み込んで前日にビジネスホテルに泊まり、翌朝そのまま直行、なんていうことも珍しくないです」(松岡氏)。

同社はJR神戸駅前のオフィスビルの中に広いオフィスを持っているが、ここに社員が立ち寄ることはほとんどないという。「ここに移転してきた当初から、オフィスにはほぼ誰もいない状態です」。全員が現場を持ち、技術を活かして働くことは、技術こそが最大の価値であり商品でもあるプラントメンテナンス会社としての事業効率を考えれば当然のことだが、それゆえに生じる課題がある。情報共有と、そのスピードだ。その象徴的な例が、人員配置だ。

一つの現場はだいたい一週間単位で作業が終わる。翌週はまた別の現場へ、というスタイルで業務が進んでいく。その前提で人員配置を行うのだが、実際には作業が予定通りに進行しないことがある。「ある現場で不具合があって、作業が1日伸びた、とか、逆に意外とスムーズに進んで、予定より1日早く終わる、といったことがしばしば起こります」(松岡氏)。

全国の現場の予定変更をなるべく早く把握し、シフトを変更・調整しないと、人が足りなくなったり、逆に余ったりといったロスにつながってしまう。「今日まで仙台で作業していた社員に、明日から九州に行ってもらいたい、なんてこともよくあります」。そうした時の連絡・調整法は、携帯電話しかない。「ですから、何か起こるたびに電話をかけまくっていました。僕だけでなく、それぞれの現場の担当者が、それぞれの考えで、あちこちに。『明日、急に1人必要になったけど、いける?』、『15時ごろにならないと、明日の状況がわからない』。今日、明日の話ですから、やり取りにはスピードが求められる。だからメールではとても追いつかない。しかも、電話をかけても作業中は電話を取れません。休憩時間にならないとつながらない。そのやり取りで、みんなイライラしていたと思いますね」。

神戸駅前のオフィスは、いつも人がいない。今日も社員は全員現場に出ている。

2.  まずは法人契約で、スマホ導入を決めた

また、お客さまに提出する見積書の作成についても課題があった。テクノクラート株式会社には営業担当者がほとんどいない。現場の技術者たちが仕事を取ってくるからだ。

テクノクラート株式会社 代表取締役社長
松岡 孝文氏

「現場で作業をしていると、次はあそこのメンテナンスをやってくれ、こんな事はできないか、この作業を見積もってくれ、という話が出てきます。うちの仕事はそうやって広がってきた。技術を知っている人間同士が現場で話し合う中でニーズが掘り起こされるのです」(松岡氏)。

見積も現場で働いている技術職が作成し、上長、社長が確認するという流れになっている。「見積依頼を受けると、作成の前にヒアリングシートを作り、現場の写真や図面などの資料を添えてメールで確認する決まりになっています。しかしメールに見積もりや資料を添付するのでは、やり取りがどうしても煩雑になってしまう。現場のヒアリングや資料に問題があっても、修正の指示などがしにくく、最終的には現場の判断に頼って見積を作らざるを得ないこともありました。そうすると見積の精度が低く、予想以上に工数がかかり、赤字になってしまう案件もありました」(松岡氏)。

こうした、同社が抱える社内コミュニケーションの課題を解決しようと、まず業務用スマートフォンの支給に着手したのが、2017年のこと。「以前は個人の携帯電話でやり取りしていましたが、それでは会社も連絡しにくい。じゃあ法人契約で導入しようか、と」。そこでスマートフォンを35台導入した。「個人として持っている人も多く、使いやすいこと、また遠隔ロック機能などセキュリティがしっかりしているからです」。業務用電話を支給することで、社員も以前よりも会社からの電話に出るようになったという。また、お客さまからの緊急対応要請の連絡先にも使うことができ、連絡がスムーズになった。

3. さらに社内の課題を洗い出し「Office365」導入を決定

さらに業務用スマートフォンの導入時に、NTTドコモの営業担当者と、同社が抱えている業務課題、コミュニケーション課題を話しあった。その中で受けた提案が「ビジネスプラスOffice365」の導入だった。「音声・通信ではない部分で、なにかお手伝いができないかと言われて。いろいろな話をする中で出てきたキーワードが『情報共有』だったんです。それならこのサービスがいいだろう、と提案されました」。

「Office365」は、Word、Excel、Powerpointなど最新のMicrosoft Office製品をはじめとするビジネスに必要なアプリケーションがクラウド上で提供されるサービスだ。常に最新のソフトウェアが使えること、PC、タブレット、スマートフォンなどさまざまなデバイスで利用できることはもちろんだが、松岡さんが一番大きなメリットを感じたのは、作成した書類をクラウド上に置くことで、社員同士で書類を簡単に共有できることだ。

同社ではもともとパソコンが1人1台支給されており、そのすべてにOffice製品がインストールされていた。「ですから、みんな特に大きな抵抗感もなく導入できました」。今までメールに添付してやり取りしていたファイルを、同じ使用感のまま共有でき、業務に関わる人であれば誰でも編集できる状況をスムーズに構築できたという。「特に工程管理表と、日報を共有できたのがとても大きかった」と振り返る。

「スケジューラから起こされた工程管理表は、いつでもどこでも確認することができる。今何が起こっているかをリアルタイムで把握できるようになりました。また日報を確認することで、次にどれくらいの稼働がかかるのかを予想できるようになった。組織としての指示・命令系統はしっかり維持したいので、私から直接社員に指示出しをすることはありませんが、自分の好きな時に状況把握ができるというのは本当に大きい変化でした」。管理業務の6割程度をクラウドに移行した現状でも、その恩恵を十分に感じているという。

4. ICTが社長と社員の距離を縮める

松岡氏が意外な副産物として挙げたのが、社としての一体感が増したこと。同社はこの3年で売上が3倍に増えた。それに伴って社員数も10人から30人へと3倍増。「規模拡大につれて、社長の私と社員との距離が一度離れたような気がしていました。でも今回のクラウド導入によって、もう一度ギュッと近くなったと思います」と松岡氏。日報や見積には、松岡氏はなるべく目を通すようにしている。そのことを社員も知っているために「張り合い」のようなものが生まれているのではないかという。「熱意を持って日報や見積を作ってくれる社員が増えました」(松岡氏)。また、「社員同士の距離も、クラウドが縮めた」と松岡氏は言う。

「それぞれが現場で働いていて、一つの場所に集まるということがあまりありませんから、同じ会社、と言う感覚はどうしても薄くなる」。それがクラウドによって他の社員の動きが見えてきたのだと言う。SNSやチャットのようなやり取りは発生しないが、業務書類の共有を通じて、一体感が醸成されている。

「ビジネスプラスOffice365」導入によって業務コミュニケーションの改善を達成した同社では、さらなる業務の効率化によって、より大きな価値の創造を目指す。「今は社員30人で部長が一人という体制です。でも今回導入した『Office365』をはじめとするさまざまなクラウドシステムを活用することで、一人の部長がもっと大きな組織を管理できるのではないかと思っています」と松岡氏。実際、今の部長は「50人なら十分マネジメントできるのではないか」と自信を深めている。

「うちのような会社では、管理職をできるだけつくらないことが重要です。1人の管理職が見ることのできる人数が増えれば、その分、お客さまに負担をおかけすることなく、社員の平均給与を上げることができるはずです」。さらに50人を一つの単位として、2つ目、3つ目の部を作れば、指示・命令系統を崩すことなく、規模拡大が狙える。

「そうした業務の効率化、規模拡大で、どこまで企業価値を高められるのか。チャレンジですね」。企業価値向上に取り組む同社にとって、ドコモが果たす役割への期待は大きいと、松岡氏は言う。「今までは、われわれのような中小企業の相談窓口といえば、地方銀行や信用金庫でした。今は『通信・ネットワーク』をきっかけに、事業の効率化から人材採用、さらには資金調達まで、ドコモさんに相談できます。中小企業のグッドパートナーとして、これからも期待しています」。

経費削減ではなく、新たな価値を創造するための業務効率化を。同社の挑戦は、これからICT導入によって効率化を図ろうとする中小企業にとって、大きな示唆となるだろう。

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