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2016年12月12日

建築会社が見出した安否確認サービスのさらなる可能性

瀬戸建設さま

四国は愛媛県の建設会社「瀬戸建設」では、BCPに積極的に取り組んでいたものの、緊急時の連絡体制に時間短縮という課題があった。そこで、NTTドコモの提供する「Biz安否確認 for docomo」を導入した。

導入前の課題
  • 1 緊急電話連絡網が「ツリー状の連絡網」だったため、被災状況次第ではツリーの途中で連絡が途絶える可能性があった。災害時に音声電話網の通信が不安定になる点も考慮しなければならなかった。
  • 2 ITに不慣れなメンバーでも、すぐに使いこなせる安否確認サービスを探していた。
  • 3 不定期に行われるミーティングやイベントの際に、一人一人に電話で確認する必要があった。
導入後の成果
  • 1 ドコモの通信インフラは非常に堅牢なことに加え、「Biz安否確認 for docomo」はクラウドサービスなので、誰が安否確認メールを受け取ったかがすぐにわかり、確実な安否確認ができる。
  • 2 マニュアルがいらないほど運用が簡単なため、たった数回のシミュレーションを実施しただけで操作をマスターできる。
  • 3 手動でメッセージを一斉配信し、アンケート形式で回答させる機能があるため、ミーティングの出欠状況が把握できるシステムとしても活用できる。
1. 「ツリー状の連絡網」の何が問題なのか

愛媛県のある建設会社では、事業継続計画(BCP)に積極的に取り組んでいたが、緊急時の連絡体制に時間短縮という課題があった。その対策として導入したのが、NTTドコモの安否確認サービス、「Biz安否確認 for docomo」だった。

愛媛県西部の八幡浜(やわたはま)市に本社を置く瀬戸建設株式会社は、市内の公共工事を中心に土木・建設工事を請け負う建設会社である。近年では愛媛県の伊方原子力発電所における広域避難路や管内の農道の整備などに取り組んでいるという。

同社が本来の事業に加え、力を入れているのがBCPだ。これは同社だけではなく、建設業界全体に必要なことだが、自然災害などで道路や橋、建築物などのインフラが被害に遭った場合、建設会社は自社の業務を継続しつつ、被害にあったインフラの修復に取り組まなければならない使命を背負っている。

愛媛県においても、2011年から「えひめ災害時のBCPなど認定会社(えひめ建築業BCP)」として認定証の発行を行い、建設関連事業者の事業継続計画の策定と実行を推進し、地域防災力の向上を図っている。同社も、このえひめ建設業BCPについて、初回から認定を受けている。

しかし2016年、同社は大きな転換を求められた。夏ごろに実施された愛媛県の担当者の面談において、緊急時の連絡体制の弱さを指摘されたのだ。

同社では、有事の際にもできるだけ迅速に安否確認を行えるよう、一般的な緊急電話連絡網を用意していた。しかし、連絡網がツリー状だったことが問題だった。ツリー状の連絡網の場合、被災の内容によっては、ツリーの途中で連絡が途絶える可能性が否めないという。たしかに、連絡網のツリーの上部に位置するメンバーが被災すれば、その下に位置するメンバーに連絡が回らない可能性もある。

 「そもそも建設業におけるBCPでは、携帯電話の音声による連絡は推奨されていません。被災時は音声電話網が混雑して、使いものにならないと考えられているためです。そのため電子メールやインターネット掲示板の活用が望ましいのですが、ITに不慣れなメンバーも多いため、今まで導入できていませんでした。そのため、より使いやすい手法を採用する必要がありました」(同社土木課長 大内よし弘氏)※よしは示ヘンに羊

土木課長
大内 よし弘氏 ※よしは示ヘンに羊

2.  ITに不慣れなメンバーも利用できる

2016年10月の認定に向けて、同社では急遽、緊急連絡体制の見直しを開始した。さまざまな方法を検討する中で、NTTドコモから紹介された「Biz安否確認 for docomo」に目を付けたという。

Biz安否確認for docomoであれば、災害発生時には自動的に社員へ安否確認メールが配信されるため、誰が被災しても緊急連絡が行える。災害時に不安定になりがちな音声電話網を使うこともない。建設業に求められる緊急連絡網の課題を即座に解決できるサービスだと確信した。さらに、クラウドサービスのため、低コストで始められるのも好都合だった。

「さっそくデモンストレーションを含む詳細な説明を受けて、私たち管理者も利用者である従業員も、使いやすいサービスだと感じました。誰が安否確認メールを受け取ったか、ひと目で従業員の状況がわかります。スマートフォンやタブレットからでも利用できますから、わざわざオフィスに出向く必要すらありません。初期設定こそドコモにお任せしましたが、日々の運用はマニュアルがほとんどいらないほど簡単です」(大内氏)

同社では現在、経営陣を含む5名のBCP策定委員会メンバーが個々のスマートフォンやタブレットを用意して、有事の際にも確実に状況を把握できるような体制を整えている。

導入時には複数回のトレーニングを通じて、従業員にも災害時のシミュレーションを実施した。当初は突然のメールに驚いたり、操作に戸惑ったりした従業員もいたが、えひめ建設業BCPの認定時に義務付けられているBCP訓練では、すべての従業員が安否確認に応答し、迅速な状況把握ができるようになった。

「Biz安否確認for docomoを導入し、素早く確実な連絡手段を確立したことによって、無事に2016年10月の建築業BCP認定も受けることができました。県の担当者からも、よい施策だと高い評価をもらいました」(大内氏)

大内氏は、Biz安否確認for docomoをあんしんして利用できるのは、NTTドコモの通信インフラが非常に堅牢であることも理由の1つだと評価する。大規模災害時でも安定的にシステムが稼働し、従業員の安否を確実に把握するためには、強力なインフラが必要であるからだ。

3. 安否確認以外の活用法も

瀬戸建設では、Biz安否確認for docomoの“想定外”の活用方法も考えている。Biz安否確認では、手動で従業員に対してメッセージを一斉配信し、アンケートのように回答させることも可能である。これを応用し、日々の業務にも活用しようというのだ。

同社は月に一度の全社会議とは別に、不定期に全社的なミーティングやイベントを行っている。これまでは、状況に応じて出欠状況を把握するため、一人一人電話で確認する必要があった。しかし、施工現場に赴いている従業員は電話に出られないこともある。

だがBiz安否確認であれば、従業員は短時間で応答することが可能で、出欠状況も把握しやすいというわけだ。

同社はさらに、勤務時の出欠状況の確認だけでなく、作業内容を把握する日報としても活用できるのではと期待を寄せている。

「施工現場への直行直帰も多く、勤務管理が煩雑になりがちです。毎日決められた時間にメッセージを送信することで、従業員の勤怠状況の把握も可能になるのではないかと考えています。有事への備えだけでなく、日々の業務にも活用できると、BCPへの投資が行いやすくなるのではないでしょうか。現在は毎日の自動化が難しいので、今後における機能拡張に期待しています」(大内氏)

さらに同社では、協力会社にもBiz安否確認for docomoを拡大したいと考えているという。実際の被災時には、工事の施行事業者や資材・燃料の供給事業者など、複数の協力会社とともに復旧作業を行う必要があるためだ。現在はメールを通じて連絡を取り合うようにしているが、Biz安否確認for docomoの方があんしんして体制を整えることができると、同社では評価している。

もちろん、個人情報などのセンシティブなデータを扱う必要があるため、にわかに対応できるものではないが、「できるかぎりBCPの範囲を広げられるように努力を続けたい」(大内氏)という。

「BCP対応には終わりがなく、環境や時代の変化に合わせて常に進化すべきものです。南海トラフ巨大地震などの自然災害に備えて、私たちはできるかぎりの努力を続けなければなりません。

Biz安否確認for docomoの導入によって、私たちがめざすべきBCPの形ができ始めていると感じます。NTTドコモには、今後もよりよいサービスの提供を期待しています」(大内氏)

(取材:2016年11月)

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