2016年12月22日

スマートフォンで現場がオフィスになる

ライト工業さま

創業70年を超える老舗建設会社のライト工業は、現場にスマートフォンを導入したことで、業務の効率化を実現。その解決方法とは。

導入前の課題
  • 1 勤務形態の関係上、従業員は建設現場に長時間出向いており、メールや添付資料を確認するためには、事務所や営業所などへ立ち寄る必要があった。
  • 2 スマートフォンの導入を検討していたものの、各システムにアクセスする際に、どのようなセキュリティ対策を講じればよいのかがわからなかった。
  • 3 メールやテレビ会議、スケジュール管理、社内ポータルサイトなどの社内システムをすべて個別に導入していたため、刷新のコストが懸念された。
導入後の成果
  • 1 クラウドサービス「Office 365」<ビジネスプラス>を導入したスマートフォンを支給することで、リアルタイムでメール確認や社内ポータルサイトが閲覧できるようになり、業務の効率化と迅速な情報共有が実現した。
  • 2 会社指定の端末のみが社内ネットワークへのアクセスが可能になり、セキュリティが担保できるようになった。
  • 3 個別管理していたシステムが統合されただけでなく、チャット機能や会議招集機能などが標準機能として使用できるため、不要なシステムの削減につながった。
1.  建設会社ならではの悩みが業務の効率化を妨げる

創業70年を超えるある老舗建設会社では、従来から従業員の業務の効率化を考え、モバイル端末の採用を検討していた。しかし、情報漏えいによるセキュリティリスク、そして多種のシステムを個別に導入していることによるコスト負担の問題も抱えており、導入検討が進んでいなかった。

同社はやがてこうした課題を乗り越え、モバイル端末による業務の効率化に成功するのだが、そこにはいくつかの関門があった。

東京都千代田区に本社を構えるライト工業株式会社は、1943年に設立された老舗の建設会社だ。土木・建築事業をメインとしており、土木事業では鉄道、道路、ダムなど公共インフラの維持・補修の分野で事業を展開している。一方の建築事業では、集合住宅やオフィスビル、ホテルなど幅広い案件を手がけている。

従業員に対しては、「0(ゼロ)距離マネージメント」という働きやすい環境を提供するための社内プロジェクトを進めている。しかし、従業員の勤務形態、セキュリティ、コスト面の3点において課題があり、その克服が必要であった。

1つ目の課題である「勤務形態」は、ある意味で建設会社の宿命ともいえるかもしれない。というのも、従業員はオフィスではなく建設現場に出向いている時間が長く、出先でメールのチェックや添付資料の確認ができなかった。こうした情報にアクセスするためには、業務前や終業後に、一旦事務所や営業所などへ立ち寄らねばならず、業務の効率が悪かったという。

2つ目の「セキュリティ」は、メールやテレビ会議、スケジュール管理、社内ポータルサイトなどの社内システムをすべてバラバラに導入していたことにより、それぞれに最適のセキュリティレベルで管理できないことが課題であった。

同社は先に挙げた勤務形態の課題を解決するために、スマートフォンの導入を検討していたものの、各システムにアクセスする際に、どのようにセキュリティ対策を講じればよいのかがわからず、結局スマートフォンやタブレットの使用や、携帯電話(ケータイ)メールの確認などを全面的に禁止するという不便な方法を選択せざるを得なかったという。

3つ目はコスト面の課題である。前述のとおり、同社は社内システムをすべてバラバラに購入していたが、これを刷新するとなると、さらなるコストがかかることになる。

2.  スマートフォンで現場がオフィスになる

こうした悩みを抱えていた同社は、ある解決策を導き出す。それが、ドコモが提供するスマートフォンと、クラウドサービス「Office 365」<ビジネスプラス>である。

「Office 365」とは、マイクロソフトが提供する業務ツール群がクラウド上で利用できるサービスである。たとえば、メール機能、スケジュール管理機能、情報・ファイル共有機能、Web会議システム機能、Power Point、Word、Excelなどのアプリケーションを、クラウド上でまとめて利用できる点が特徴だ。もちろん、パソコンがなくてもスマートフォンから利用できる。

「Office 365」の導入で、現場や外勤の従業員が、出先からいつでもスマートフォンを使い、メール確認や社内ポータルサイトの閲覧をすることが可能になった。また、遠隔からのテレビ会議も簡単にできるようになり、従来よりも迅速な情報共有もできるようになった。

関東支社 首都圏支店 施工技術2部 施工技術第1グループ工事長 齋藤幸彦氏は、スマートフォンと「Office 365」の導入を以下のように評価している。

「以前ですと連絡は電話連絡だけなので、メールで連絡をしたデータを見たい場合は、いちいち事務所に戻って確認をするという非常にわずらわしい作業がありました。スマートフォン導入後は、メールに画像、PDFデータ、Excelデータも添付されますので、リアルタイムで見ることができます。また社内ネットワークも見ることができますので、その内容をリアルタイムに把握できるというのが非常に助かっています」

関東支社 第二事業部 施工技術部 施工技術第二グループ
齋藤 幸彦氏

3. セキュリティとコスト削減に効果はあったのか

ところで、課題の2つ目だったセキュリティについてはどのようにして課題を克服したのだろうか。

経営管理本部 情報システムグループ
松井 真梨絵氏

経営管理本部情報システムグループ RING Projectリーダー 松井真梨絵氏に尋ねると「サードパーティのサービスを導入することによって、会社の指定した端末のみ社内ネットワークにアクセスできるようにすることで、セキュリティを担保できています」と、評価を与えている。さらに、1回のログイン認証ですべてのシステムを使えるようになったため、利便性も向上しているという。

課題の3つ目だったコスト面については、「Office 365」の導入によりこれまで個別に管理していたシステムを統合することができたため、コスト削減効果があった。「Office 365」には簡単に在席確認ができる機能や、チャット機能、会議招集機能も標準でついているため、個別のシステムに支払っていた費用が不要になった。

また、「Office 365」のサービスの1つである「Skype for Business」を利用することで、海外拠点を含めてWeb会議システムの利用が可能となった。結果的に交通費が削減できるうえ、移動による交通事故のリスクの減少も期待できる。

同社は今後、「Office 365」のSharePoint機能を用いることで、書類回覧の遅延や、紛失といったトラブルが減らせるよう、ペーパーレス化を進めていく予定である。さらに営業活動において動画でわかりやすく説明するようなタブレットの有効活用も検討しているという。

セキュリティを保ちながら、業務の効率化に成功し、コスト削減効果も生みだした同社の取組みは、同じ悩みを抱える企業にとって、ひとつのモデルになりそうだ。

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