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2016年12月1日

なぜニッカンは社員にドコモのスマホを与えたのか

日刊スポーツ新聞社さま

日刊スポーツ新聞社は、災害時のビジネス継続のために、全社員にスマートフォンを付与し、確実かつ社員の負担が少ない安否確認システムを導入した。その効果は?

導入前の課題
  • 1 携帯電話向けの安否確認サービスを導入していたが、災害発生時にシステムが十分に機能せず、全社員の無事確認に多大な時間を要していた。
  • 2 これまで使用していた安否確認サービスは、新入社員が入社する際や社員が携帯電話を変更する度に、社員自らがいちいち登録をしなければならなかった。
  • 3 自社のスタッフだけでなく、グループ関連会社全体で統一された安否確認システムを導入したかった。
導入後の成果
  • 1 災害時での起動と同時にスマートフォン画面にポップアップ表示されるため、表示に気づきやすく応答漏れが防げる。質問項目も数秒で答えられる内容なので、回答の早期化が見込めるようになった。
  • 2 ドコモのスマートフォンの場合、社員に貸与する前にプリインストールでき、登録を事前に行える。社員自らが操作する手間がなくなり、登録ミスが防げるようになった。
  • 3 グループ会社に導入する際は、各社の管理担当者を通して対象者の「氏名」「社員番号」「勤務地」を登録する。データの一元管理ができるので、BCP(事業継続計画)の強化にもつながる。
1.  緊急時に安否確認システムが十分に機能せずに困った経験

日本で最初のスポーツ新聞として創刊され、今年70周年を迎えた「日刊スポーツ」(ニッカン)を発行する日刊スポーツ新聞社。同社は東日本大震災において、社員の安否確認が大変で、新聞を発行する体制をスムーズに整えることに苦労した。

より確実に、より社員の負担も少ない安否確認の手段が必要と考えた同社は、ある方法で、速やかに社員の安否確認が可能な体制を構築した。

新聞は、その日に起きた出来事を、翌日の朝には読者の手元へと届けるのが使命である。そのため、災害時のような緊急事態には、記者やカメラマン、営業マンといった自社のスタッフだけでなく、印刷社をはじめとするグループ関連会社も含めた社員の身の安全の確保が、ビジネスを継続するための重要なポイントとなる。

日刊スポーツ新聞社では、以前から携帯電話向けの安否確認サービスを導入し、家族を含めた社員の安全確保に努めてきた。しかし、そんな既存の体制を見直す大きなきっかけとなったのが、2011年3月11日午後2時46分に発生した東日本大震災である。頼りにしていた安否確認システムが、安否確認メールは自動起動したものの、広範囲の災害のために社員の応答メールが困難になるなどの事態が生じた。記者をはじめ多くの社員が社内にはいないので、全社員の無事を確認できたのは、日付の変わった深夜0時過ぎだった。

同社経営企画本部総務部次長の曽根清志氏は、当時のことを「想定外の事態」と振り返る。

経営企画本部総務部 次長
曽根 清志氏

「社員みんなの人命が第一であることは当然として、大災害であるだけに報道機関として正確な情報をいち早く読者のみなさまにお届けする使命もあります。しかし、記者や整理部(紙面レイアウト)のスタッフ、それに印刷社など新聞製作にかかわるグループ会社の人たちが揃わないことには新聞は読者に届けられません。足りない人員は他の部門の経験者をかき集めねばなりませんでした」(曽根氏)

2.  社員全員に同じキャリアのスマホを付与する意義とは

同社は震災後、安否確認システムの見直しを実施。安否確認には、従来の携帯電話ではなく、全社員に貸与するスマートフォンにアプリケーションを登録して発信すればベストであることを確認した。

「100人以上いる記者のほとんどは直行直帰が基本でオフィスにいないので、携帯電話などの移動体通信を使った安否確認はまさしく生命線です。そのため、たとえ想定外の緊急事態であっても、確実に安否が確認できる新たな手段が必要でした」(同社 経営企画本部総務部大谷直子主事)
とはいえ、従来と同じサービスを導入しては同じことの繰り返しになる恐れがある。さまざまな検討を重ねた結果、全社員に貸与する前に安否確認のアプリケーションを登録できるNTTドコモのスマートフォンを導入することを決定。こうすれば、社員の登録漏れもなく、災害時での起動と同時に社員のスマートフォン画面にポップアップ表示されて、応答漏れもなくなるという利点を重視して安否確認システムには、ドコモの「Biz安否確認 for docomo」を採用した。

経営企画本部総務部 主事
大谷 直子氏

加えて、社員の手間を省くことにもつながった。これまでに利用していた安否確認サービスでは、新入社員が入社する際や、社員が携帯電話を変更する度に、社員自らがいちいち登録をしなければならなかった。しかし、はじめから「Biz安否確認 for docomo」のアプリケーションを端末にプリインストールし、登録まで完了したスマートフォンを渡せば、わざわざ社員が操作する必要はない。この結果、登録ミスも防げるようになった。コスト面でも、以前から利用していた携帯電話の内線通話が無料となる「オフィスリンク」をスマートフォンでもそのまま引継げることも魅力だった。

3. 将来はグループ会社全体で安否確認システムを活用

 将来的にはグループ全体で統一の安否確認システムを使えるというのも大きかった。実際、現在はグループ8社のうち4社にまで導入を拡大している。

グループ各社に拡大する際には、各社の管理担当者を決めて氏名、社員番号、勤務地を担当者を通して登録できる。グループ各社の総務・経理の業務を委託される日刊スポーツ興産・シェアードサービスセンターの担当者はこう語る。「グループ各社のデータを一元管理でき、緊急時にグループ全社員の安否が確認できるのはとても重要で、便利で助かるシステムです」(同センター・グループ総務部田村氏)

4. 飛躍のために、安否確認で足場を固める

「Biz安否確認 for docomo」の導入からこれまでに、同社ではサービスを全面的に活用するような災害は幸いなことに発生していない。それでも、担当の田村氏は毎月一回は安否確認の訓練を欠かさず実施しているという。

「やはり画面にポップアップ表示されるのでみんなに気づいてもらいやすいですね。質問項目も数秒で答えられる内容なので、いざという時にも速やかに答えてもらえるのではないでしょうか。また、我々総務部としても、一人ひとりの状況を確認できるので、新聞製作に直接かかわる部門で何人安否確認が取れていないかなどを把握でき、BCPの強化にもつながると考えています」(田村氏)

「新聞というのは1日遅れて届いてしまったのでは意味をなさない商品ですので、災害時の安否確認にはどれだけ力を入れても入れ過ぎるということはありません」(曽根氏)

同社は2020年の東京オリンピック・パラリンピックを飛躍のチャンスと捉えているが、その足場はすでに固まりつつあるようだ。

(取材:2016年11月)

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