2018年6月5日導入事例

ドコモのクラウドサービスで 会議コストが大幅低減

新潟みらい農業協同組合さま

新潟みらい農業協同組合(以下、JA新潟みらい)は、新潟県新潟市西区及び中東蒲原地区を事業エリアとする組合だ。2007年に新潟西、白根市、五泉よつば、亀田郷みなみ、東蒲あがのという5つの農業協同組合が合併して誕生した。管区は日本海沿岸から福島県境までにおよび、「都市と農村の調和のとれた地域づくり」を目指し、海岸砂丘地帯、越後平野、山間地など、多彩な立地にある農家を支えている。

このように広範囲で多彩な地域特性により、事業内容が幅広いのも特徴だ。たとえば都市部では畑作や園芸農業、山間部では畜産業が多く行われ、また特産品である洋なし「ル レクチエ」などに代表される果樹栽培も盛んなど、地域ならではの営農指導や販売事業における業務だけでも多岐にわたる。さらに信用事業や共済事業はもちろん、高齢者福祉事業なども行っているため、職員の業務は非常に幅広く、業務量も多いのが実情といえる。

JA新潟みらいの担当地域を紹介する管内マップ

会議にかかる 職員の労力低減に向けて

JA新潟みらいでは、役職員による会議が毎月5~6回程度行われている。会議によっては参加者が60名を超えることもあり、準備を担当する総務部門の負担は大きかった。この点について、JA新潟みらい 企画総務部の上田 敦氏は次のように振り返る。

「企画総務部では、会議が行われるたびに出席者向けの資料を紙ベースで用意しなければなりませんでした。この作業で特に大変だったのが、出席する人数分の資料を印刷して綴る作業です。これには通常1日から1日半程度の時間がかかっていました」。

会議のたびに発生するこうした労働負担や紙代、印刷代をどうにか低減できないか──。役職員の間では、この議論が3~4年前から重ねられていたという。

「議論のなかで、会議のペーパーレス化や電子会議システム導入を検討したこともあります。ただ、当時はツールの性能が低かったうえに操作も難しく、十分な費用対効果が見込めませんでした。そのため導入を見合わせてきたのです」。

そうしたなかで、会議のペーパーレス化に対するニーズが再浮上する。きっかけの一つは、政府が主導する働き方改革の動きだ。「これにより、当組合でも働き方改革推進の機運が高まり、その一環として、会議にかかる職員の労力低減を本格的に検討しはじめました」。

さらに2017年春に組合経営陣の体制が変わったことも、会議のペーパーレス化を進めるきっかけになったと、上田氏は話す。

 

「体制変更に伴って会議の回数が増え、総務部門の負荷がいよいよ限界に達しつつありました。一方で、ネットワークやツールの性能が上がり、以前に比べてはるかに安価で使いやすいペーパーレス会議実現の可能性を感じるようになっていました。そこで携帯電話の法人契約で、古くから取引関係のあったドコモに、ペーパーレス会議実現の相談を持ちかけたのです」。

新潟みらい農業協同組合(JA新潟みらい)
企画総務部 企画総務課

上田 敦 氏

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