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2018年6月29日

紙の勤怠管理表を手で受け取る管理負荷が劇的低減

甲府ビルサービスさま

山梨県にある甲府ビルサービス株式会社は、ドコモの勤怠管理ソリューションによって労務管理負荷を劇的に低減させています。その理由と効果についてうかがいました。

導入前の課題
  • 1 従業員が多く、現場が各所に分散していたにもかかわらず、紙の勤務表で勤怠管理していたため、勤務表の回収に相当な労力を使っていた。
  • 2 回収した勤務表の内容をチェックし、Excelで集計を取ってから給与計算システムに手入力、という手間のかかる工程を踏んでいたため、集計・入力ミスが発生していた。
  • 3 各現場担当者の労働時間をリアルタイムかつ正確に把握することで、会社の働き方改革を推進したかった。
導入後の成果
  • 1 スマートフォンやタブレットなどから打刻された勤怠記録は、クラウド上で集約・管理されるので、現場に赴き勤務表を回収する手間がなくなっただけでなく、ペーパーレス化も実現した。
  • 2 勤怠時間を自動集計する機能があるため、勤務体系と勤怠記録との照合・チェック、データ集計の手間が低減し、データの正確性も向上した。
  • 3 残業時間などをリアルタイムに把握できるため、長時間労働や働き過ぎの抑制に向けた注意喚起、人員配置や勤務シフトの見直しといったアクションが即座に取れるようになった。
1. 最大の資本「人」をどう活かすか

甲府ビルサービスは1965年に設立されたビル総合管理のサービス事業者だ。山梨県甲府市に本拠を構え、半世紀以上の長きにわたり事業展開している。現在、同社が事業の柱に据えているのは、ビルの清掃事業、設備管理事業、保安警備事業、省エネ・環境関連事業の4つ。それぞれの事業において、高品質のサービスを提供する一方で、「進化と実行」のスローガンを掲げ、新しい取組みにも力を注いでいる。

2007年には、ベトナム・ホーチミン市に出張所を開設し、SECベトナムCO.,LTDを創設。2015年にはハノイ市にも出張所を開設するなど、アジア地域における事業拡大も精力的に進めている。

その成長・発展を支えてきた原動力とは何か? 代表取締役社長の坂本氏は即答で、「それは人です」と話してくれた。

「当社にとって、最大の資本は人です。お客さまと直接向き合い、当社の看板を背負って現場で高品質の仕事をこなしてくれている従業員によって、会社が成り立っていると思います。ですから、いかに信頼が置けて、仕事への情熱を持った、優れた人材を確保、育成するかが重要ですね」。

そう語る一方で、日本における少子高齢化の荒波は、同社にも例外なく押し寄せているという。

「事業は順調ですが、肝心の人材の確保は年々難しくなっていますし、現場で働く従業員の高齢化も進んでいます」(坂本社長)。

甲府ビルサービス株式会社
代表取締役社長
坂本哲司 氏

こうした課題を解決する一手として、坂本氏が推進しているのが、最新テクノロジーの有効活用と、それによる労働環境・働き方の改革だ。
「今日の人手不足問題を打開するには、やはり労働環境や働き方の改革を急がなければなりません。特に、当社における現場業務は、『作業の途中ですが、時間が超過したので帰ります』とはいえない仕事です。ですから、従業員一人ひとりの生産性を高めるのと併せて、最新のテクノロジーによる労働の省力化、自動化を進める必要があると考えています。機械化できるところはすべて機械化して一人あたりの労働負担を可能な限り低減し、その分お客さまにとってより付加価値の高い作業に専念してもらう──。それが、他社との差異化の重要なポイントになると確信しています」(坂本社長)。

2. 500名以上をマンパワーで労務管理する負担――

坂本社長が打ち出したテクノロジーによる省力化や労働負担の低減──。その一環として同社が着手した取組みの一つが、ITによる労務管理業務の負荷低減である。

同社では、2012年から5年間にビル総合管理の事業が拡大し、現場で働く従業員の数が急増。現在は約550名いる従業員のうち約500名が150か所の現場で働いている(2018年6月時点)。

「現場に従事する人の数が多いうえ、働く場所も各所に分散している。にもかかわらず勤怠管理が手作業であったため、管理サイドの負担が相当に大きかったんです。それをテクノロジーでどうにか軽くできないかと考えました」と、常務取締役の坂本哲啓氏は話す。

当時の勤怠管理は、以下の表のような流れだ。

「一連の作業をこなすために、本部の管理部門の担当者たち8名は相当の労力と時間をかけていました。そのため処理が集中する月末には、本来の管理業務に注力する時間がほとんど取れない状況にあったのです」(坂本常務)。

8名が手分けをするとはいえ、150か所の現場に赴くだけでも相応の時間を要していたという。

常務取締役
坂本哲啓 氏

「しかも、現場における従業員の勤務体系は1つではありません。24時間のなかで、夜勤もあれば、早朝や午後だけのパート勤務など多岐にわたり、それらは類型化しても、560パターン強も数があるんです。なので、それぞれの勤務計画や勤務体系と突き合わせながら、勤務表に書かれている出勤時間や日数、残業時間などをチェックし、集計する作業は本当に大変でした」と、管理本部 本部長の浅川氏は話す。

毎月の労務管理の作業には、管理担当者1人あたり丸2日程度の時間や労力が費やされていたという。加えて浅川氏は、「私は立場上、全従業員の勤務表を1枚ずつ、くまなくチェックする立場にありますので、毎月指紋がなくなるほど紙をめくっていましたね。大変でした」と当時を振り返って笑う。

3. KING OF TIMEを選んだ理由は?

このような労務管理負担の低減に向けて同社は、先の社長の思いもあり、2016年からITテクノロジーでの解決ができないかと導入検討をスタートした。

その頃、ドコモからの勤怠管理クラウドサービス「KING OF TIME」を提案され、採用を決めた同社。その理由について浅川氏はこう話す。

取締役 管理本部 本部長
浅川憲一 氏

「ドコモの提案は、KING OF TIMEを使えばスマートフォンとタブレットが出退勤の打刻用端末として各現場で使えるというものでした。他社から類似ソリューションの提案もありましたが、それらは通信サービスがインクルードされておらず、ドコモの提案の方が統合的で優れていると感じました。加えて、KING OF TIMEを活用したソリューションは、各現場の従業員の勤怠状況を本部で、つまり現場に赴くことなくリアルタイムに確認・把握することができます。これは、非常に効率化の助けになると思いましたね」。

こうしてドコモの提案を採用した同社は、スマートフォン172台、タブレット31台を導入し、本部と各現場に配置。従業員は、本部・現場とそれぞれの場所で、スマートフォンとタブレットで出勤・退勤の打刻を行っているという。

「使い方は、各現場に打刻用タブレットを1台ずつ設置し、そこで働く従業員に共用させるというものです。ただ、なかには一日に複数の現場を回り、仕事をこなす人もいます。そうした従業員にはスマートフォンを1台ずつ渡し、打刻させています」(浅川氏)。

KING OF TIMEを活用したドコモの勤怠管理ソリューションの導入によって、甲府ビルサービスでは、全従業員の勤怠記録がクラウド上に集まり、パソコン画面上でチェック・集計できるようになった。

4. 大幅に変わった業務内容とその効果

KING OF TIMEのおかげで、勤務表回収のために現場に出向く必要がなくなったほか、各自の勤務体系と勤怠記録との照合やチェック、さらにはデータ集計の手間が大幅に低減されたという。さらには勤務表がペーパーレス化されたことで、紙の使用量も大幅に削減されたほか、データの集計や入力のミスも大幅に減少していると、坂本常務はうれしそうに話す。

「現時点では、このソリューションのすべての機能を使い切れているわけではありません。それでも労務管理負担の削減効果は劇的でした。少なく見積もっても、管理者3人分に相当する労力は削減できたと考えています。その分、本来の管理業務や、より生産性の高い業務ができるようになったことを加味すると、KING OF TIMEを導入した効果はきわめて高かったと思いますね」(坂本常務)。

甲府ビルサービスでは、スマートフォンとタブレットをKING OF TIME専用端末として利用。各端末で出退勤時に打刻するだけで、クラウドに勤怠記録が保存される

この勤怠管理ソリューションは、従業員の働き過ぎを抑制するうえでも有効であるという。

「各現場担当者がどれだけ残業しているかもリアルタイムで把握できるようになりました。これによって、従業員の長時間労働や働き過ぎの抑制に向けた注意喚起、人員配置や勤務シフトの見直しなどのアクションがすぐに取れるようになりました。現場の働き方改革を推進するうえでは、この意義は大きいと思いますね」と、坂本常務は指摘。

さらに労働環境・働き方の改革に向け、今回導入したスマートフォン/タブレットの活用幅を拡げていく考えもあるようだ。

「たとえば、本部と現場とのコミュニケーションをより密接にしたり、本部から福利厚生情報を現場に向けて発信するツールとして、スマートフォン/タブレットは有効だと思います。このソリューション導入当初、高齢の方がスマートフォン/タブレットの操作に戸惑ったことで、本部が操作説明や誤操作への対応に追われたりもしましたが、そういった従業員もスマートフォンやタブレットの扱いに慣れはじめています。ですから、今後は本部と現場の距離を縮めるツールとして、スマートフォンやタブレットを積極的に活用していくつもりです。ドコモは、我々の要望に対する対応は常に的確でスピーディーでした。これからも、ビジネス革新につながる提案を積極的にしていただき、我々の変革に向けた取組みを支援してくれることを望んでいます」。

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