携帯電話の内線化で、コミュニケーション力も強化

当時同社では、社員1人に1台の携帯電話を貸与していた。「構内での社員同士のコミュニケーション用にPHSを内線化して使用していましたが、内線化できる、電波の入っていない『空』のPHSの入手が困難になってきたために、携帯電話に切り替えたのが10年以上前のことです。導入すれば当然、社員は社内コミュニケーションだけでなく、お客さまや取引先など、社外コミュニケーションのツールとして使用するようになります。つまり実態としては、携帯電話によるコミュニケーションが基本になりつつある状態だったのです」と神田氏は話す。

とはいえ、携帯電話の使用には制限があった。「通話料金がかかるため、携帯電話はかかってきた電話を受けるためだけに使い、かける時には固定電話で、というルールを徹底していました」。一方で、そうした制約により不便・非効率な状況も生まれていたという。「たとえば、事務所の固定電話でお客さまとお話しする中で、工場の部品在庫や作業状況などを確認する必要がある場合、一度電話を切って工場に行き、在庫を確認し、事務所に戻って再度かけ直す、という面倒な手順が必要でした」。

導入から1年半ほどが経過した現在、機能や使い方についての問い合わせはほとんどないと神田氏は言う。「違和感なく導入できたことは大変よかったと思っています」。また導入の効果としては費用面もさることながら、目に見えない業務の効率化が大きいという。「事務所と工場を行ったり来たりする必要がなくなったり、かかってきた電話を保留して人を探したりしなくてよくなったりと、細かいところで効果が出ていると思います」。実際に事務所で「オフィスリンク」を使用している社員に話を聞くと「固定電話ではなくて、手元の携帯電話で出ることができるので、とても楽になりました」と導入の効果を語ってくれた。また意外なメリットとして、机ごとに置かれていた固定電話がなくなったので、机周りのレイアウトがスッキリして気持ちよく仕事ができる、という点も挙げてくれた。

さらに事務所内の固定電話が鳴動する回数自体も少なくなっているという。神田氏によれば、「こちらからかける時は固定電話の番号ではなく各人の携帯電話の番号が表示されますから、最初は固定電話にかけてきても次第に携帯電話へと集約されていくのだと思います。実際私の所属する総務部でも、以前は一日中ひっきりなしに固定電話が鳴っていましたが、導入後、あきらかに電話の鳴動が減りました」とのことで、社外とのコミュニケーションも徐々に携帯電話に移行している様子だ。

今後は、全国にある12の支店・営業所の固定電話についても「オフィスリンク」導入を検討していきたいという。神田氏は「拠点の固定電話をどうするかは、今後の検討課題です。各拠点のPBXも、これからそれぞれに老朽化し、リプレースの時期を迎えていきます。そのタイミングで『オフィスリンク』導入も視野に入れたい。一方で、各地域の営業からは『地方の電話をなくすのは嫌だ』という声もあるんです。電話番号をなくしてしまうと、地域のお客さまに対してサービス提供ができなくなる、サービスが薄くなる、という印象を与えてしまいかねない。そこで、たとえば『ボイスワープ』など転送サービスと組み合わせて、電話は本社一括で受けた上で各拠点に転送する、といったやり方も考えています」と、今後の展望を話してくれた。

また、数か月前にスマートフォンを導入したこともあり、今後はスマートフォンを活用した業務効率化にも着手したいという。「一部の部署では先行して販売管理システムなどクラウドを活用した情報共有システムを試験的に導入しています。状況を見ながら全社的な取り組みにしていくことも検討したい」と神田氏。通信機器の老朽化を契機に、コスト削減だけでなく業務効率化も実現し、さらにはICTによる情報共有の基盤づくりへと広げていこうとしている。