2019年8月23日

生産地での情報共有をチャット機能でスピーディーに

壱岐市農業協同組合さま

長崎県の壱岐市農協では、タブレットとチャットアプリを活用して紙消費量の削減、業務稼働の効率化に成功した。簡単操作で、文字拡大もできるタブレットは年配の役員からも好評を得ている。

導入前の課題
  • 1 会議のたびに議題の資料を参加人数分プリントしていたので、膨大な紙を消費していたし、プリントする手間が職員の負担になっていた。
  • 2 役員会議の開催案内と議題の資料を非常勤理事などに郵送していたので、あて名書きなどの定型作業に職員の時間が取られていた。
  • 3 緊急時は電話で役員に連絡していたが、相手が外に出ていると、なかなか電話がつながらず、連絡が取れるまでに2~3日かかることもあった。
導入後の成果
  • 1 会議ではタブレットに送った資料を見ながら議論するので、プリントする必要がなくなり、紙の消費量が削減でき、職員の負担も軽減できた。
  • 2 グループトークで、送りたい相手全員に役員会議の開催案内などを一斉送信できる。定型作業が減り、より重要な業務に労力を費やせる。
  • 3 外出中の役員にもメッセージが届くので、手すきのときに見てもらえる。送信側で相手一人ひとりの既読未読が確認でき、連絡漏れが防止できる。
1.  定型作業をなくし、より重要な業務に労力を費やす

九州・福岡市から西北に約70km、玄界灘に浮かぶ壱岐島。なだらかな丘陵地と平野が広がるこの島では古くから水稲栽培や畜産などが行われ、壱岐牛やアスパラ、イチゴ、メロンといった特産品がある。

この壱岐島の農業を技術面や販売面でサポートしているのが壱岐市農業協同組合。島全域を管轄し、約5,000人の組合員が所属する。事業運営の方針は毎月2回開催される役員会議で資料をもとに討議される。以前はその資料を参加人数分プリントしていたので、年間にすると膨大な紙を消費していたと代表理事組合長の川﨑さんはいう。
「農協では営農のほかに、金融などさまざまな事業を行っていますので、討議する事項が多岐にわたり、その分資料も多くなります。毎年大量の紙を消費していましたし、プリントする職員の手間も大変でした。職員の労力をもっと有効に使うためにも資料のプリントを減らしたいと考えていました」(川﨑さん)。

壱岐市農業協同組合が運営するアグリプラザ四季菜館にはたくさんの食材が並ぶ。

 

職員の手間という面では、役員会議の招集時にも大変な負担があったと企画管理部部長の斎藤さんはいう。

企画管理部部長 斎藤 さん

「非常勤理事や監事には役員会議の開催案内と議題の資料を郵送していましたので、あて名書きや資料を封筒に詰める作業に時間を取られていました。緊急連絡をする場合はもっと大変で、連絡したい役員が農作業などで外に出ていたりすると、なかなか電話がつながらず、連絡が取れるまでに2~3日かかることもあり、苦労しました」(斎藤さん)。

紙の消費量を減らすとともに職員の負担を軽くするために壱岐市農業協同組合が選んだ対策は、タブレットによる業務のペーパーレス化と「WowTalk for ビジネスプラス」の導入だった。
「業務のペーパーレス化を推進すれば、資料のプリントという定型作業がなくなり、その分、職員にはより重要な業務をしてもらえると考えました。また、役員会議の招集も、WowTalk for ビジネスプラスのトークというチャット機能を活用すれば、開催案内をメッセージで連絡できますし資料もデータファイルで送れますので、プリントしたり郵送したりする手間がなくなります。緊急連絡時もメッセージを送っておけば、着信してすぐには見られなくても、手がすいたときに見てもらえますので、便利だと思いました」(斎藤さん)。

「WowTalk for ビジネスプラス」のトーク画面。

「WowTalk for ビジネスプラス」とは?

スマートフォンやパソコンから、場所を選ばずにメッセージやスタンプ、ドキュメントファイルを送りあうことのできる「トーク」や「掲示板」、「IP電話」を利用して迅速な連絡が可能です。また、関係者で業務の進捗を共同管理できる「タスク管理」や「日報機能」を活用して、効率的な働き方が実現できます。

2.  簡単な操作で情報を同時に共有し、意思疎通を図る

タブレットと「WowTalk for ビジネスプラス」の導入について、斎藤さんが役員に打診すると、年配の役員から使い方を習得できるか不安だという声があった。
「役員は60歳を過ぎた方が多いのでタブレットに触ったことがないという人もいました。そこで、導入前に説明会を行い、試しにタブレットとWowTalk for ビジネスプラスを操作してもらいました。みなさんから、簡単な操作なのでこれなら便利に使える、といっていただきましたので導入を決めました」(斎藤さん)。

タブレットは役員会に参加する理事と監事、管理職、計50人に配布。「WowTalk for ビジネスプラス」で役員会議の案内などを事務局から連絡している。
「グループトークを使えば、送りたい相手全員に一斉送信できますし、一人ひとりの既読未読が送信側のタブレットから確認できますので、連絡漏れの防止にも役立っています。会議の直前、急に資料が必要になったときも、WowTalk for ビジネスプラスを使ってスピーディーに送信しています」(斎藤さん)。

「WowTalk for ビジネスプラス」の「トーク」は耕作地にいても利用可能。

「WowTalk for ビジネスプラス」で議論の資料を受け取るようになって、非常勤理事の吉川さんは以前より資料が読みやすくなったという。
「紙で資料をもらっていた頃は、老眼鏡がなければ読めませんでしたが、今はタブレットの表示倍率を拡大して読んでいます。使い勝手がいいですね」(吉川さん)。
タブレットを手にした役員のなかには農協職員からの連絡を受けるだけでなく、「WowTalk for ビジネスプラス」で情報を送信している人もいる。常務理事の重田さんもそのひとりだ。

常務理事 重田 さん

「研修旅行の報告などを写真と一緒に送信しています。簡単な操作で送れますし、写真を紙焼きしなくても役員全員に見てもらえますので、とても便利です。報告を読んだ感想を返信してもらうこともあります」(重田さん)。

もうひとりの常務理事、坂本さんは「WowTalk for ビジネスプラス」の導入で役員同士のコミュニケーションがよくなったと感じているそうだ。

「みなさんが島内の情報を随時送信してくれますので、出張先にいても状況がわかります。役員全員が同時に情報を共有できるので、意思疎通を図る上でとても効果があると思います」(坂本さん)。

常務理事 坂本 さん

3.  多彩な機能が業務の効率化を推進

タブレットと「WowTalk for ビジネスプラス」の導入で、紙の消費量削減と職員の負担軽減に成功した壱岐市農業協同組合。代表理事組合長の川﨑さんは「WowTalk for ビジネスプラス」の活用範囲を広げ、さらに業務の効率化を推進したいという。

代表理事組合長 川﨑 さん

「将来的には職員にもタブレットを配布して、WowTalk for ビジネスプラスを活用したいと思っています。島内に点在する支所の職員などともスムーズに連絡が取れるようになり、仕事の効率がアップすると考えています」(川﨑さん)。

壱岐市農業協同組合では「WowTalk for ビジネスプラス」の「掲示板」や「タスク管理」といった機能も業務に活用する計画が進んでいる。また、役員からは農協全体のスケジュールを「WowTalk for ビジネスプラス」で共有してほしいという声が上がっている。多彩な機能を搭載する「WowTalk for ビジネスプラス」は、壱岐市農業協同組合の業務効率化をさらに推進していくことだろう。

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