2019年12月17日

クラウド型ビジネスツールで市議会運営を効率化

秋田市議会さま

秋田市議会の運営を行う議会事務局。2018年度にタブレットを導入したが連絡業務に費やす時間に頭を悩ませていた。しかし、Gsuiteの導入により議員との意思疎通もスムーズに。他にも多様なビジネスツールが事務局職員を助けている。

導入前の課題
  • 1 各議員への連絡をFAXで行っていたため、手間がかかっていた。個人のメールアドレスに送信する議員もいたがセキュリティ面で不安があった。
  • 2 市議会関係のスケジュールをホワイトボードに書き出して関係者に周知していたが、項目が多過ぎて、わかりにくかった。
  • 3 会議中、オフィスにいる職員に緊急連絡をする際、同席している職員にメモを渡し、オフィスに届けてもらっていた。もっと素早く連絡できる方法を検討していた。
導入後の成果
  • 1 「Gmail」を使った一斉送信で議員への連絡業務が効率化。ユーザーを限定することができ、セキュリティ面もあんしん。
  • 2 市議会関係のスケジュールを共有し、いつでも確認できるようになった。しかも、カテゴリー別に色分けできるので項目が多くても見やすい。
  • 3 「ハングアウト」のテキストチャットを活用し、議会事務局の職員間で情報を共有。緊急連絡が円滑になった。
1.  議員への連絡に「Gmail™」を使って作業を効率化

秋田杉が使われている壁や机。木肌の味わいが柔らかな印象を醸し出している秋田市の議場。ここに年4回36名の議員が集まり、条例や予算などの審議を行っている。
この秋田市議会の運営を補助しているのが議会事務局。2018年度にタブレットを導入し、議会運営の効率化を進めているが、連絡業務に費やす時間だけは短縮できずにいた。さまざまな仕事を抱える職員には大きな負担だったと秋田市議会事務局議事課 課長補佐の鈴木さんはいう。

「以前は、議員のみなさまにFAXで連絡事項を送信していたので、相手方のFAX機器が紙切れであったり、電話とFAXが一体型で話し中であったりすると、きちんと送れず、何度か送信作業を繰り返すことがありました。また、連絡事項に資料が添付されている場合はFAXの枚数が増え、全議員に送信するのに1時間くらいかかることもありました」(鈴木さん)。

秋田市議会の運営を補助する議会事務局

FAXよりも迅速に送信する手段として議会事務局ではメールの活用を考えた。実際、議員個人のメールアドレスに送信させてくれる議員もいたが、総務課 主査の原田さんは、部外者に誤送信するおそれなどがありセキュリティ面で不安だったという。
「どのようにしたらメールを安全に活用することができるだろうと考えているなかで、市議会に導入されているタブレットを連絡時にも活用したらどうかと思ったのが、G Suite™導入のきっかけでした。いろいろなツールがあるG Suiteには、ビジネス用のGmailもあり、セキュリティ対策が充実しています。議員のみなさまにGmailのアカウントを付与し、連絡に使うことにしました」(原田さん)。

「Gmail」の画面

「G Suite」とは?

メール、カレンダーなど、仕事に必要なツールすべてが1つのパッケージで利用できます。パソコン、スマートフォン、タブレットからシームレスに作業でき、生産性を高めることができるのでワークスタイル変革につながります。

2. スケジュールを共有して、メンバーの行動予定を把握

「G Suite」導入後は、議員への連絡業務が効率的になったと鈴木さんはいう。「Gmail」で一斉送信できる上に、資料も添付して送れるからだ。

秋田市議会事務局 議事課 課長補佐
鈴木 さん

 「セキュリティ面についても、ユーザーを限定することで誤送信の心配が解消しました。 それに、事務局がアカウントを管理しているので、それぞれのセキュリティ設定が確認でき、多要素認証のセキュリティキーの追加やログインCookieのリセットなどを行うことができます。 改選で議員が入れ替わった際も、変更作業がスムーズでした」(鈴木さん)。

「G Suite」の導入は、連絡作業の効率化だけでなく、スケジュール管理の面でも大きなメリットがあったと、議会事務局総務課 主査の原田さんはいう。

「以前は、市議会関係のスケジュールをそれぞれの担当者がホワイトボードに書き出し周知していましたが、項目が多過ぎてわかりにくいと不評でした。 G Suite導入後は装備されているGoogle カレンダー™ですべてのスケジュールを共有し、タブレットなどでいつでも確認できるようにしました。 しかも、カテゴリー別に色分けができるので見やすいです」(原田さん)。

秋田市議会事務局 総務課  主査
原田 さん

「G Suite」の機能は、秋田市議会の議員にも好評だ。議長の岩谷さんも「Gmail」を頻繁に使うという。
「操作の基本を覚えるまでは大変でしたが、使っているうちに慣れてきて、今は快適に使っています。Gmailは見やすいし、いつでもどこでも確認できるという点が大きなメリットですね。 Google カレンダーには、議長という立場のスケジュールや市議会全体のスケジュールなどを作っています。 行動予定を把握するのにとても役立っています。また、 G Suiteに登録しているメンバーは予定を共有することができるので、とても便利です」(岩谷さん)。

「Google カレンダー」でスケジュールを確認する秋田市議会議長 岩谷さん
3. さまざまな機能が市議会の運営をさらに効率化

「Gmail」や「Google カレンダー」のほかにも「G Suite」には便利なビジネスツールが装備されている。 「ハングアウト™」もそのひとつ。議会事務局の職員間では情報共有に活用しているそうだ。

「本会議中、オフィスにいる職員に緊急連絡をしなくてはいけないときがあります。 G Suite導入前は同席している職員にメモを渡し、オフィスに届けてもらっていました。 今は、ハングアウトのテキストチャットで連絡するようになり、手間と時間がかからなくなりました。 会議の進行状況などもテキストチャットで随時知らせています。 オフィスにいながら状況把握ができますので、次の業務の準備をするタイミングがわかり、とても便利です」(鈴木さん)。

「ハングアウト」の画面

将来的には、議員との連絡にも「ハングアウト」を活用したいと考えている鈴木さん。 タブレットだけでなく、スマートフォンやパソコンからも利用できる「G Suite」は秋田市議会の運営をさらに効率化していくことだろう。

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