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2017年12月18日

「G Suite」導入で、経営の可視化・効率化を実現

中央軒煎餅さま

大正時代創業の老舗食品メーカーでは、「G Suite」導入により、効率的な情報共有と、業務の可視化・効率化を実現、経営課題に応えるシステムを構築した。

導入前の課題
  • 1 以前から実施していたSNSによる営業日報の取組みは、アカウントを個人管理していたため、セキュリティ面が不安だった。
  • 2 膨大な数の迷惑メールの仕分けに時間がかかっていたため、業務メールの返信が遅延するなどの事態がたびたび起きていた。
  • 3 部署ごとにホワイトボードに書き込んでいたり、エクセルで管理していたりと、スケジュール管理の手法がバラバラだったため、これを一元管理したいと考えていた。
導入後の成果
  • 1 G suite機能の一つである「Google+」では、企業側でアカウントが一元管理でき、公開範囲も指定可能。セキュリティ面でのあんしん感が高まり、業務の効率化も実現できた。
  • 2 企業ドメインでのメール使用を継続しながら強力な迷惑メールフィルタを使えるので、仕分けの手間がなくなり、メール返信の遅延が改善された。
  • 3 ドコモが提供する「rakumoカレンダー」は、「Googleカレンダー」との連携はもちろん、グループ単位でのスケジュール管理ができるといった特長を持つ。
1.  変わる消費者ニーズに、スピードと効率で対応する

モノを売るのが難しい時代になった。「いいもの」をつくるだけではダメで、顧客のニーズをとらえ、的確に商品開発に反映することが必要だ。加えて、スピードが重要になる。大正時代に創業した老舗食品メーカーでも、目まぐるしく変わる消費者のニーズをつかみ、スピーディーに経営に反映することが課題となっていた。解決のために導入したシステムは、しかし、企業の経営そのものを変革する可能性を秘めていた。

東京都板橋区に本社を持つ株式会社中央軒煎餅。1923年(大正12年)創業、老舗の食品メーカーだ。その名が示す通り、米菓の製造販売を中心事業にしている。「私たちの主力商品は、お歳暮などの進物ギフト市場をターゲットとしています」と、同社管理部部長・野崎佳彦氏は話す。この10年でギフト市場にも大きな変化があったという。

株式会社中央軒煎餅 管理部部長
野崎 佳彦氏

「市場の規模に大きな変化はなく横ばいですが、その中身が大きく変わりました」。いわゆる「自分ギフト」「ご褒美ギフト」のような、自分のために買う、ちょっと贅沢な商品としてのギフト需要が増大した。また同時に、消費者の品質面・価格面に対する要求も厳しくなってきた。こうした消費者ニーズの変化に対応するため、同社では、経営効率を向上させることはもちろん、新しい価値を持った商品を開発するための体制づくりが必要だった。

「従来はプロダクトアウトで、おいしいおせんべいをつくればお客さまが買ってくださる、という状況でした。今はそうではありません。お客さまのニーズをつかみ、それをスピーディーに商品開発に取り込んでアウトプットしていく、マーケットインの考え方が不可欠です」。

そこで同社では、ISO22000や、モンドセレクションなど外部認証機関による商品の安全性・品質の客観的な評価を受けると同時に、ユーザーニーズに対応する商品企画・デザインに力を注いだ。「いわゆる『SNS映え』する、見た目にも魅力的な商品は、お客さまに美味しい、と思っていただくだけでなく、思わず誰かに伝えたくなる、『シェア』したくなる魅力がある。そんな商品を開発しました」。

こうした商品には、まず同社に興味を持ってもらう「タッチポイント」としての狙いがある。それら「SNS映え」する商品を入り口に、同社の売り上げの5割近くを占める主力商品「花色しおん」の購入へと顧客を誘導していく戦略だ。目まぐるしく変化する顧客ニーズや市場環境の変化を常に把握しながら、スピーディーに適切な戦略を立て、実行していく。そのためには情報の収集・共有が大きな課題となる。

2. 20代のツールに歩み寄り、SNS活用で日報が「生きた情報」になった

顧客ニーズや売り場の情報、競合の状況をつかむために重要になるのが、日々売り場や取引先を飛び回る営業からの情報をいかに共有し、活用するか。同社管理部係長の丘誠司氏は、以前の情報共有の体制について、次のように話してくれた。

「以前は紙の日報を使っていました。営業は一日の業務が終わると職場に戻り、日報を書いて上長に提出する、というスタイルです」。しかしこのやり方にはいくつかの課題があった。営業は、日報を書くために出先から必ず帰ってこなければならない。「日報のために、わざわざ戻って時間をつくらなくてはならない。どうしても『やらされている感』が出てしまう」(丘氏)。情報の共有・活用にも課題があった。紙に書いても、読みかえしたり、回覧したりすることはあまりなく、そのまま埋もれてしまっていた。

そこで同社では、2010年ごろからSNSを日報に活用する試みを始めた。「当時の営業担当は全員20代。彼らが日常的に使っているツールに、こちらが歩み寄ろう、という気持ちでした」と、野崎氏は言う。結果は大成功。若い営業担当は、いい意味で「遊び感覚」でSNSを使いこなし、写真やコメントで売り場の情報、競合の情報などを生き生きと報告し始めた。

株式会社中央軒煎餅 管理部係長
丘 誠司氏

「SNSであれば、移動中に携帯からアップできる。あとから編集も可能です」(丘氏)という気軽さと、上長や同僚からの反応、コメントによるモチベーションアップで、日報は「生きた情報」になった。

3. 「G Suite」導入のキモは、企業の体制を踏まえた「アレンジ」力

SNSによる日報の取り組みをどう発展させるかを検討していたちょうどそのころ、別の課題が浮かび上がって来た。「膨大な数の迷惑メールが、大きな課題となっていました」(丘氏)。毎日何十通もの迷惑メールが来るため、業務メールが埋もれてしまう。仕分けの作業だけでも大変な負担だった。特に月曜日は、週末にたまった迷惑メールの処理から業務が始まる。そうこうしているうちに、返信すべき業務メールが埋もれてしまい、返信が遅延するという事態が度重なった。さらにもう一つ、スケジュール管理にも課題を抱えていた。「部署ごとにホワイトボードで書き込んでいたり、エクセルで管理していたりと、スケジュール管理の手法がバラバラでした。例えば本社勤務の社員が工場勤務の社員のスケジュールを確認するとき、わざわざ電話で確認しなければならず、非効率的でした」(丘氏)。

そこで同社では、これらの課題解決のためGoogle社の「G Suite」の導入を検討した。「G suite」であれば、企業ドメインでのメール使用を継続しながら強力な迷惑メールフィルタが使える。また「Googleドライブ」や「Googleカレンダー」などのクラウドアプリケーションでの業務効率化も図れ、さらに「Google+」を活用して日報の共有もできる。「直接のきっかけは迷惑メールへの対応でしたが、議論を進める中で、他にも効率化できることがあるだろう、そのためには『G Suite』がいいのではないか、というところまでは結論が出ていました」(野崎氏)。

「G Suite」導入に際して、いくつかの企業からの提案を検討したが、最終的にNTTドコモの提案を受け入れる決め手となったのは「アレンジ力」だったと、野崎氏は言う。「『G Suite』で提供している通常サービスでは足りない部分を補完するために、追加オプションがあります。そのオプションの提案が一番優れていたのがドコモでした」(野崎氏)。丘氏は、ドコモの提案で特に優れていたのは「rakumo(ラクモ)カレンダー」だったと言う。「rakumoカレンダー」は、「Googleカレンダー」と連携し、「Googleカレンダー」にはない機能を補完するアプリケーションだ。「Googleカレンダーでは、スケジュール管理は個人単位になり、グループ単位のスケジュール管理ができない。rakumoカレンダーを導入することで、営業本部、商品部といった部ごとのスケジュールを把握することができるようになりました」。さらに、設備予約も可能になる。「例えば、外出先で商談の打ち合わせ場所をおさえる、といったことが可能となりました」(丘氏)。「G Suite」は、単体では日本の企業文化や業務の進め方にマッチしない部分もある。スムーズな導入のカギは、企業ごとに異なる課題・ニーズを把握し、カスタマイズする「アレンジ力」が握っている。

4. 愛される「システム」に育てるのは、担当者の努力

「G Suite」導入担当になった丘氏は、この新しいシステムを社内で「愛される」ものにするために、心を砕いた。「社員が500人、1000人といった会社ではありませんから、全社員のPCを一台一台セットアップしました。その方が説明しやすいと思ったんです」。さらに部署ごとに集まってもらい、システムの使い方をレクチャーし、質問があれば丁寧に答えた。「やはり今までのやり方が変わることに、不安を訴える社員もいました。質問の中には正直『これを聞く必要はあるのかな』と疑問を感じるものもありましたが、丁寧に答えることで、不安を取り除くことができればいい、と思いました」。自分で答えられる質問にはその場で回答し、わからないものはドコモの担当に確認し、後日回答した。こうした取り組みにより、大きなトラブルもなくスムーズな導入ができたという。

2017年9月末に導入が完了して以来、約2か月が経過したが、早くもその効果を実感している。「まず迷惑メールは、まったくと言っていいほど来なくなりました。仮に来たとしても『迷惑メール』フォルダに自動的に移動されるので、社員が目にすることはありません」(丘氏)。それに伴って、メールの遅延もなくなった。「Google+」による営業日報も、アカウントを会社側で一元管理できること、また公開範囲を指定できることで、セキュリティ面での安心感が増した。「これまでは個人個人のアカウントで投稿していましたから、セキュリティ面でどうしても不安がありました」(丘氏)。「rakumoカレンダー」も、先述のように営業が出先で活用するなど、業務の効率化、スピードアップに貢献している。

5. ICTによる可視化・効率化が、ワークスタイルの多様性につながる

中央軒煎餅では今後、ICTを活用し、さらに業務の可視化・効率化を加速させていく。「最終的には、すべての事務処理をクラウド化することが、私たちの目標です。そのためにまず、すべての事務処理を電子化するところからはじめています」。一つの取り組みとして今進めているのが「rakumoワークフロー」を使った決裁システムの構築だ。「紙を使った決裁フローでは、どうしても上長が不在といった事態でリードタイムが生じてしまう」(丘氏)。これを解消することで決裁スピードを向上させ、よりスピーディーな経営を実現しようというのだ。

こうしたICTによる業務の可視化・効率化には、ワークスタイルの多様化を推進するという側面もある。「どこにいても、社内にいるのと同じ情報にリーチできる環境を整えたい」(野崎氏)。同社では今「テレワーク」を推進していて、商品部の社員2名がテレワークを実践している。「社員の家庭環境や事情の変化にも対応して、なるべく働き続けてもらうことのできる企業でありたいと考えています」(野崎氏)。その背景には、スキルと経験のある人材の確保が困難になってきているという社会状況もあるという。

「私たち管理部は、組織を横断的に連携させながら、企業の経営課題に応える施策を提案し続けることがミッションです。そのための大きな武器の一つが、ICTだと考えています」(野崎氏)。組織の規模に関係なく、いやむしろ小回りの利く組織だからこそ、ICTによる経営課題の解決が大きな効果をもたらす好事例と言えるのではないだろうか。

下記のコラムでは、「G suite」と同様に従業員同士のコミュニケーションや業務効率化に役立つクラウド型グループウェアサービス「Oficce 365」を導入されたお客さまの事例を紹介しています。ぜひ、ご確認ください。

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